Privacyverklaring

Eigen Haard streeft naar Woongeluk voor iedereen. Een van de voorwaarden hierbij is dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de privacy van een ander en elkaar. Iedereen die met en bij Eigen Haard werkt moet hierop kunnen vertrouwen. Daarom hebben we duidelijke afspraken over hoe we persoonsgegevens van een ieder verzamelen en gebruiken.

In deze privacyverklaring leest u hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Dit zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en bank- rekeningnummer. Hoe we omgaan met persoonsgegevens houden we bij in een register om onder andere onze naleving van de privacywet, de AVG, aan te kunnen tonen.

 

Privacyverklaring

  • Ja, dit is verplicht wanneer u zich inschrijft als woning- zoekende, reageert op een aangeboden huurwoning of een huurovereenkomst met Eigen Haard aangaat. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en willen zo min mogelijk persoonsgegevens verzamelen.

    Alleen de gegevens die echt nodig zijn om een huur- overeenkomst met u af te sluiten leggen wij vast. Maar geen ID bewijs. Het is wel belangrijk dat wij u kunnen identificeren voor het tekenen van de huurovereenkomst, maar dat kan ook zonder het opslaan van uw ID bewijs. Als u de benodig- de gegevens niet wilt verstrekken, dan kunnen wij geen huurovereenkomst met u aangaan. Het gebruik van uw persoonsgegevens is dus noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van een huurovereenkomst. Ook zijn wij soms wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor het voorkomen of bestrijden van overlast of voor de opsporing van strafbare feiten. Soms bent u niet verplicht om gegevens te verstrekken en dan vragen wij u om toestemming.

  • De gegevens die wij verwerken, ontvangen we van uzelf. Tenzij wij de gegevens van kandidaat huurders of woningzoekenden ten behoeve van de (gemeentelijke) woningtoewijzing op basis van gemaakte afspraken via de gemeente of een samenwerkingspartner ontvangen. Daarnaast worden er door anderen gegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld omdat er meldingen worden gedaan van (woon)fraude en/of zorg en overlast. Als er sprake is van een melding of andere indicatie van (woon) fraude en/of zorg en overlast, doen wij onderzoek bij derden om dit ook feitelijk vast te stellen.

  • Voor de bescherming van bewoners en de veiligheid van hun eigendommen en van de gebouwen hangen er aan meerdere gebouwen camera’s. Deze worden ter bevordering van de leefbaarheid ingezet voor het terugdringen van overlast, vervuiling en vandalisme. De camera’s gebruiken we ook voor het beheer van algemene toegangsruimten, (automatische) toegangsdeuren en parkeervoorzieningen. Overal waar Eigen Haard cameratoezicht heeft, hangen borden van wie deze camera’s zijn. De camera’s zijn zo opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen.

    Foto's en videobellen

    Voor sommige afspraken gebruiken we Microsoft Teams om te videobellen. Ook maken we gebruik van digitale inspecties bij reparatieverzoeken. Videobellen is niet verplicht en de gesprekken nemen wij niet op. Foto’s die wij tijdens een (digitale) inspectie maken slaan we op om de reparatie op te lossen. Houd persoonlijke en privacygevoelige spullen buiten het beeld van de camera. Zoals foto’s, religieuze uitingen, medicijnen etc.


    Als u ons belt

    Sommige gesprekken nemen we op voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. Dit geven we aan het begin van het gesprek aan. Wilt u dat niet? Geef dit aan bij de medewerker. We nemen het gesprek dan niet op.

  • Wij gebruiken de volgende 2 categorieën persoonsgegevens van u:

    Categorie 1

    Gewone Persoonsgegevens:
    Dit zijn bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum, e-mail- adres, telefoonnummer en IP-adres.

    Categorie 2

    Gegevens van gevoelige aard:
    Dit zijn bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer, betaalhistorie, inkomensgegevens, huurcontracten en gegevens over huurachterstand, maar ook camerabeelden.

    Daarnaast is er een derde categorie gegevens die wij niet gebruiken, tenzij er een specifieke wettelijke uitzondering én een grondslag voor is.

    Categorie 3

    Bijzondere Persoonsgegevens:
    Dit zijn medische gegevens voor bijvoorbeeld het aanpassen van een huurwoning op medische gronden, maar ook een kopie legitimatiebewijs (ID-kaart en paspoort) omdat hier gegevens opstaan waaruit uw BSN, etnische afkomst of biometrische gegevens kunnen blijken. Hieronder vallen ook gegevens over uw eventuele strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Dit zijn strafrechtelijke gegevens over crimineel gedrag, zoals over bijvoorbeeld een veroordeling voor het houden van een wietplantage.

  • Wij gebruiken de persoonsgegevens voor verschillende doelen. Onderstaand een overzicht:

    Leveren van diensten

    • Woonruimteverdeling
    • Het inschrijven van klanten in onze administratieve systemen
    • Het uitvoeren van een inkomenstoets bij nieuwe verhuur
    • Het opmaken en sluiten van huur- en koopovereenkomsten
    • Klantenservice
    • Het behandelen en oplossen van geschillen en klachten
    • De identificatie van onze klanten
    • Het onderhouden en repareren van gehuurde woningen, wooncomplexen en/of (parkeer)garages
    • De incasso van de huur en overige betalingen
    • Het bijhouden van huurachterstanden
    • Het uitbesteden van niet betaalde facturen aan derden zoals deurwaarders

    Overlastbestrijding en zorg
    • De instandhouding en verbetering van de leefbaarheid in de woonomgeving
    • Het doorgeven aan zorginstanties van zorgbehoefte en sociale ondersteuning

    Bestrijding van woonfraude

    • Het bestrijden van woonfraude en niet toegestaan gebruik van de woning
    • Het uitvoeren van onderzoek naar fraude en gebruik van de woning
    • Het beleggen van fraudeproblemen bij de politie

    Bedrijfsvoering

    • Personeels- en salarisadministratie
    • Het meten van de kwaliteit van onze dienstverlening
    • Voor de interne bedrijfsvoering (managementinformatie)
    • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
    • Het uitvoeren van transacties en het versturen van rekeningoverzichten
    • Het aansturen van derden die in opdracht van Eigen Haard diensten aan u leveren (aannemers)

    Onderzoek en statistiek

    • Het bijhouden van aantallen klanten per gebied/regio
    • Het analyseren van deze data

    Juridische geschillen

    • Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil

    Communicatie

    • Chat, email, website en ander digitaal contact
    • Identificatie, authenticatie en autorisatie van gebruikers van onze portalen
    • Het aanmelden voor en versturen van nieuwsbrieven
    • Communicatie over en aangeven van interesse in koop- of huurwoningen of parkeerplaatsen

    Klikgedrag en bezoekgegevens

    Op onze website worden bezoekgegevens bijgehouden door middel van cookies. Hierbij kan het IP-adres van uw computer worden geregistreerd en worden de gegevens gebruikt  voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Hiermee verbeteren wij, waar mogelijk, ook de werking van de website. Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door uw internetbrowser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Een cookie zorgt ervoor dat uw browser wordt herkend bij herhaald bezoek aan een website. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser. In onze cookieverklaring staat nadere informatie over ons gebruik van cookies en welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.

  • Toestemming

    Wij mogen uw gegevens gebruiken, omdat u daar toestemming voor heeft gegeven. Deze toestemming geeft u als u gebruik maakt van de website of een formulier op de website of u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of betaalmail. Deze toestemming bewaren wij ter registratie. U kunt uw toestemming voor het versturen van de nieuwsbrief te allen tijde weer intrekken, mocht u dat wensen.

    Overeenkomst

    In de meeste gevallen hebben wij uw gegevens nodig om de met u gemaakte afspraken na te komen. Wij gebruiken voor het verhuren of verkopen van een woning een overeenkomst en met onze medewerkers hebben wij een arbeids- overeenkomst. In sommige gevallen hebben wij uw gegevens al nodig voordat een overeenkomst tot stand komt en u bijvoorbeeld als woningzoekende of sollicitant wordt ingeschreven in ons administratieve systeem. Dit is de precontractuele fase.

    Wettelijke plicht

    De toewijzingen van woningen worden periodiek op basis van huurcontract en inkomensgegevens door ons gecontroleerd. De accountant controleert onze dossiers als onderdeel van de wettelijke jaarlijkse controle.

    Gerechtvaardigd belang

    Om contact te houden met onze huurders, informeren we u onder andere met nieuwsbrieven en het Eigen Haard Magazine over activiteiten en diensten die voor u van belang zijn. Wij vinden het belangrijk dat u als huurder op de hoogte bent van wat wij voor u kunnen doen. Als het gaat om de bestrijding van woonfraude en het handhaven op niet-naleving van onze huurvoorwaarden is het in ons belang om gebruik te maken van de persoonsgegevens.

  • We maken geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Wel gebruiken wij een geautomatiseerd systeem dat profilering toepast.  De afdeling woonfraude onderzoekt hiermee woonfraude meldingen en signalen. Bij elke melding of signaal beoordelen de medewerkers of er meer onderzoek nodig is. Dit betekent dat wij gegevens uit onze systemen, van gemeenten en gegevens uit het kadaster analyseren om te bepalen of er meer risico is op fraude.  Dit gebeurt op basis van een aantal meetpunten die door ons zijn bepaald. De medewerker doet daarna de uiteindelijke beoordeling. Wij volgen een transparante procedure waarbij we kunnen uitleggen waarom we een melding of signaal verder onderzoeken.

  • Wij delen persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld voor de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld aannemers voor het uitvoeren van reparaties of onderhoud aan uw woning. Deze partijen krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak.

    Ook werken we samen met bijvoorbeeld een zorginstelling of de politie voor:

    • De aanpak en het voorkomen van problemen op het gebied van leefbaarheid en veiligheid in de wijk, bijvoorbeeld: overlast, onrust in de wijk, ondermijnende criminaliteit.
    • Het oplossen en voorkomen van problematische schuldsituaties.
    • Het bestrijden van woonfraude en illegale hennepteelt. We doen dit met gemeenten en verschillende partners, zoals politie, netbeheerder, woningcorporaties en verhuurders en UWV.

    In deze gevallen moet er een convenant zijn tussen Eigen Haard en de betreffende organisatie. Hierin staat voor welk doel welke persoonsgegevens wij delen en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. We verstrekken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn.

    Daarnaast maken we gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en dat betekent dat wij een verwerkersovereenkomst met hen hebben gesloten. Verder kunnen overheidsinstanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen. Dit zijn we dan wettelijk verplicht.

  • We hebben als uitgangspunt om persoons- gegevens alleen binnen de EU/ EER te verwerken. Als het nodig is van dit uitgangspunt af te wijken, zorgen we dat de privacy en de beveiliging van gegevens gewaarborgd zijn.
  • Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, hanteren we een strikt beleid. Wij hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties, zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties minimaal dezelfde maatstaven aanhouden.

  • Wij hanteren het uitgangspunt dat wij persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwerking. Persoonsgegevens bewaren we zolang een klant bij ons in- geschreven staat. Soms is het nodig bepaalde gegevens over te dragen aan andere instanties, of zijn we wettelijk verplicht deze langer te bewaren. In dat geval kan het voorkomen dat we de gegevens langer bewaren.

    In hoofdlijnen kennen we de volgende zeven termijnen:

    • 4 weken gegevens over sollicitanten en camerabeelden                           
    • 6 maanden log files
    • 1 jaar inkomensgegevens huurders na accountantscontrole
    • 2 jaar inkomende en uitgaande correspondentie waaruit geen verplichtingen voortvloeien
    • 7 jaar financiële-, huur- en personeels- administratie, met bijbehorende contractuele afspraken
    • 9 jaar administratie omtrent nieuwbouw, verbetering en aanpassing onroerende zaken en bijbehorende rechten en plichten
    • 30/ 40 jaar gevaarlijke stoffen, milieurapporten en bouwverslagen

    De termijnen gaan lopen na beëindiging van het contract, afloop van de verplichting of (sollicitatie) procedure. Als gegevens nodig zijn voor onderzoek, kunnen die gegevens bewaard worden zolang dit noodzakelijk is voor dit onderzoek en de eventuele daarop volgende (gerechtelijke) procedure. Na deze termijn verwijderen we de gegevens of archiveren we de gegevens voor wetenschappelijke, historische en statistische doeleinden. De gegevens zijn dan niet meer algemeen toegankelijk en uitsluitend voor deze doeleinden beschikbaar.

    Indien we gegevens voor onderzoek of rapportagedoeleinden langer willen bewaren, anonimiseren we de gegevens door de persoonskenmerken te verwijderen. Dit doen we ook als we de gegevens voor testdoeleinden gebruiken.

  • Veel persoonsgegevens die wij van u hebben verzameld, zijn voor u in te zien en te corrigeren op mijn.eigenhaard.nl en voor medewerkers in het personeelsportaal.

    Niet alles in deze Eigen Haard-omgeving kunt u zelf wijzigen, inzien en/of verwijderen. Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u contact opnemen via het contactformulier, chatten via deze site of bellen met (020) 6 801 801.

    U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of af te schermen en in sommige gevallen ook te verwijderen. Ook hebt u het recht uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet te laten verwerken, over te dragen of niet te onderwerpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming.

    Meer informatie over uw rechten

    • Recht op inzage en afschrift
    U heeft het recht om uw eigen persoonsgegevens in te zien. U kunt vragen waarvoor wij uw gegevens gebruiken en met wie wij deze gegevens delen. U heeft ook het recht hiervan een kopie te ontvangen. Als gegevens van een andere persoon zijn opgenomen in uw dossier halen wij deze eruit om de privacy van die persoon te beschermen.   

    • Recht op correctie
    U heeft het recht uw gegevens te laten verbeteren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.   

    • Recht op verwijdering
    U mag ons vragen uw gegevens te verwijderen. Dit doen wij wanneer:
    - de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze verzameld hadden
    - de wettelijke bewaartermijn is verlopen - wij de persoonsgegevens onrechtmatig gebruiken
    - u uw toestemming intrekt (als dit de reden was van de verwerking).

    • Recht op bezwaar
    U mag zich tegen een specifiek gebruik van uw gegevens verzetten. Daarvoor moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden noemen. Wij beoordelen dan of het gebruik van uw gegevens inderdaad onwenselijk is.   U mag bezwaar indienen bij het gebruik van uw gegevens in specifieke situaties. Hiervoor moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden noemen. Wij beoordelen dan of het gebruik van uw gegevens inderdaad onwenselijk is. 

    • Recht van beperking
    In bepaalde gevallen kunt u vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk stop te zetten. Bijvoorbeeld wanneer wij uitzoeken of uw gegevens juist zijn of misschien onrechtmatig door ons worden verwerkt.   

    • Recht om niet aan geautomatiseerde automatische besluitvorming onderworpen te worden
    Eigen Haard maakt geen exclusief gebruik van geautomatiseerde besluitvorming; er is altijd sprake van menselijke tussenkomst.   

    • Recht op overdragen van gegevens
    Digitaal ontvangen gegevens kunnen wij ook digitaal delen met u of een andere organisatie als u daarom vraagt.

    Een verzoek kunt u schriftelijk per post of email doen. Ons klantcontactcentrum neemt contact met u op om de ontvangst te bevestigen en uw identiteit vast te stellen. Uiterlijk binnen een maand ontvangt u een antwoord op uw vraag.

    Woningstichting Eigen Haard
    KCC
    Arlandaweg 88
    1043 EX  AMSTERDAM
    Of via e-mail naar: privacy@eigenhaard.nl

  • Wij vinden het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan dit na te streven, toch kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent.Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoons- gegevens, dan kunt u uw klacht doorgeven via het klachtenformulier op www.eigenhaard.nl. Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ook melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. We handelen binnen de kaders van de wet en maken daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door Aedes. Aedes is de landelijke brancheorganisatie van woningcorporaties in Nederland.

    We behouden ons het recht voor de privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen publiceren wij op deze website.